La réglementation technique est l'ensemble des documents qui permettent aux conducteurs de connaître le matériel qu'ils utilisent, et les installations sur les voies qu'ils empruntent. Pour faire un train, le conducteur doit avoir trois autorisations personnelles. Il doit être autorisé à l'utilisation de l'engin qu'il conduit. Il doit en plus posséder l'autorisation vitesse correspondante au type de train. Enfin, il doit avoir signé la connaissance de ligne pour assumer la responsabilité des ses actes sur la ligne qu'il parcourt.

Les autorisations machines:
Chaque locomotive fait l'objet d'une formation technique pour les conducteurs. Le nombre de machines connues s'est multiplié au fil des années, et il n'est pas toujours facile de maintenir la connaissance d'un engin qu'on utilise très rarement. Il existe à la SNCF beaucoup de locomotives, ayant chacune leurs spécificités. Le conducteur doit pouvoir mettre en oeuvre rapidement les commandes de secours, par exemple, lorsque certaines commandes électriques ne fonctionnent plus. Chaque locomotive est munie d'un guide de dépannage, et le conducteur doit connaitre le fonctionnement et la position de chaque appareil, à la fois pour l'identifier et pour pouvoir éventuellement mettre en oeuvre les possibilités de dépannage.

Chaque locomotive a des équipements différents, et la standardisation des pupitres de conduite n'a pas toujours facilité les choses. Si les lampes de signalisation des systèmes sont bien dans le même endroit, elles ne signifient pas toujours la même chose ,selon la machine. De plus, l'allumage ou la constatation d'un défaut des systèmes n'entraine pas toujours la même action d'une machine à l'autre. Des modifications ou améliorations sont apportées aux locomotives, et on peut donc trouver des engins d'une même série différents les uns des autres. Chaque conducteur possède un manuel de conduite pour chaque machine qu'il connait. Il doit maintenir ce document à jour. L'utilisation des TGV, d'une philosophie différente, ne répond pas à ce profil. C'est toute le rame que le conducteur doit connaître. C'est un cas particulier.

Les autorisations vitesses
Les agents ne sont pas tous autorisés aux mêmes vitesses. Ces autorisations dépendent de leur ancienneté dans le métier, mais aussi des besoins prévus. Ainsi, les agents de certains dépôts ne peuvent jamais obtenir ces autorisations si le travail de ces dépôts ne le justifie pas. Cela n'enlève rien à la valeur du conducteur, qui n'y est pour rien. Au début de sa carrière, un conducteur ne peut pas faire n'importe quel train. Ce n'est que progressivement qu'il accédera aux vitesses supérieures, au fur et à mesure de la maitrîse du métier. Certains agents se sentent lésés lorsqu'ils n'ont pas accès aux autorisations souhaitées.
Contrairement aux idées reçues, conduire un train de marchandises relativement lent et très lourd n'est pas facile. C'est un travail très ingrat, et éprouvant, qui n'est pas très motivant pour celui qui le fait.

Les connaissances de lignes
Un ligne ferroviaire fait l'objet d'une étude avant de pouvoir être parcourue librement par un conducteur. Une connaissance de ligne comprend l'identification des systèmes de signalisation, l'étude des itinéraires possibles, le profil de ligne, la position des gares et des points particuliers, les vitesses, les possibilités de secours, etc... Lorsque le conducteur a effectué cette connaissance, il le notifiait auparavant par la signature d'un document, et ceci une fois par an. Aujourd'hui, cette notification est à la charge de son cadre traction. Pour maintenir cette connaissance, le conducteur a à sa disposition des renseignements techniques pour chaque portion de ligne parcourue. Il n'est pas rare qu'un conducteur connaisse parfaitement plus de 1000 kms de lignes, ce qui représente, compte tenu des sens et des possibilités, le double ou le triple en parcours. Il doit constamment tenir tous ces documents à jour, à l'aide de rectificatifs fréquents remis par les bureaux administratifs.